Ο παρών Κανονισμός Λειτουργίας της Επιτροπής Ελέγχου (εφεξής «Επιτροπή») της εταιρείας με την επωνυμία «Crédit Agricole Life Μονοπρόσωπη Ανώνυμη Ασφαλιστική Εταιρία Ζωής» (εφεξής «Εταιρεία»), έχει καταρτιστεί σύμφωνα με το άρθρο 44 του Ν.4449/2017 όπως εκάστοτε ισχύει, τις εκάστοτε ισχύουσες οδηγίες, επισημάνσεις και συστάσεις των αρμοδίων εποπτικών αρχών, τον Κανονισμό́ (ΕΕ) 537/2014 όπως εκάστοτε ισχύει, τις βέλτιστες πρακτικές που υιοθετεί και εφαρμόζει ο Όμιλος Credit Agricole Assurances καθώς και τον Εσωτερικό́ Κανονισμό́ της Εταιρείας, όπως εκάστοτε ισχύει..

Ο Κανονισμός Λειτουργίας της Επιτροπής εγκρίνεται και τροποποιείται από το Διοικητικό Συμβούλιο κατόπιν εισήγησης της Επιτροπής. Ο Κανονισμός επισκοπείται ως προς την επάρκεια του, τουλάχιστον ετησίως από την Επιτροπή.

2. Σκοπός λειτουργίας της Επιτροπής

Η Επιτροπή Ελέγχου έχει σκοπό να συνδράμει στη συγκρότηση μίας αποτελεσματικής Εταιρικής Διακυβέρνησης, παρέχοντας την κατάλληλη υποστήριξη του Διοικητικού Συμβουλίου ως προς τις αρμοδιότητές του, οι οποίες αφορούν κυρίως τα κάτωθι:

• Την επισκόπηση της επάρκειας και αποτελεσματικότητας του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου (ΣΕΕ)

• Την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τους νόμους και τους κανονισμούς.

• Την επισκόπηση της διαδικασίας χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και τη διασφάλιση της ακεραιότητας των οικονομικών καταστάσεων.

• Τη διαδικασία ανάθεσης, καθώς και την παρακολούθηση της απόδοσης, της αντικειμενικότητας και της ανεξαρτησίας των ελεγκτικών και μη υπηρεσιών που παρέχει ο Ορκωτός Ελεγκτής-Λογιστής ή η Ελεγκτική Εταιρία (εφεξής “Ελεγκτής”).

• Την παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας και απόδοσης της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου (ΜΕΕ).

• Την παρακολούθηση και τον έλεγχο της επάρκειας και αποτελεσματικότητας των δραστηριοτήτων της Μονάδας Κανονιστικής Συμμόρφωσης (ΜΚΣ).

• Την παρακολούθηση και τον έλεγχο της επάρκειας και αποτελεσματικότητας των δραστηριοτήτων της Μονάδας Διαχείρισης Κινδύνων (ΜΔΚ).

• Τη διαχείριση καταγγελιών του προσωπικού και τρίτων (μέσω διαδικασιών whistleblowing) και την τήρηση των κανόνων δεοντολογίας.

3. Είδος, Σύνθεση και Θητεία της Επιτροπής

Το είδος της Επιτροπής αποφασίζεται από τη Γενική Συνέλευση των μετόχων. Σε συμμόρφωση με τη σχετική απόφαση της Γενικής Συνέλευσης η Επιτροπή δύναται να λειτουργεί εναλλακτικά, ως:

(α) Επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου, δηλαδή να απαρτίζεται αποκλειστικά από μη εκτελεστικά μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.

(β) Ανεξάρτητη Επιτροπή, δηλαδή να στελεχώνεται αποκλειστικά από τρίτα πρόσωπα, ήτοι πρόσωπα τα οποία δεν συμμετέχουν σε οιοδήποτε άλλο όργανο της Εταιρίας.

(γ) Ανεξάρτητη-μικτή Επιτροπή, δηλαδή η πλειοψηφία των μελών της να είναι τρίτοι κατά την προαναφερόμενη έννοια ενώ τα υπόλοιπα μέλη να είναι ταυτόχρονα μη εκτελεστικά μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.

Εφόσον η Επιτροπή συνιστά Επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου κατά τα αναφερόμενα στο ως άνω εδάφιο (α), το σύνολο των μελών της εκλέγονται με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου.

Εφόσον η Επιτροπή συνιστά Ανεξάρτητη Επιτροπή κατά τα αναφερόμενα στο ως άνω εδάφιο (β), το σύνολο των μελών της εκλέγονται με απόφαση της Γενικής Συνέλευσης των μετόχων.

Τέλος, εφόσον η Επιτροπή Ελέγχου συνιστά Ανεξάρτητη-μικτή Επιτροπή κατά τα αναφερόμενα στο ως άνω εδάφιο (γ), τα μέλη της, τα οποία είναι τρίτοι ορίζονται με απόφαση της Γενικής Συνέλευσης των μετόχων ενώ το μέλος της, το οποίο συμμετέχει στο Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρίας, εκλέγεται, κατά τη διακριτική ευχέρεια της Γενικής Συνέλευσης είτε με απόφαση της ιδίας είτε με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου.

Η Επιτροπή Ελέγχου αποτελείται από τουλάχιστον τρία (3) μέλη, τα οποία:

(α) Εφόσον η Επιτροπή έχει οριστεί από τη Γενική Συνέλευση ως Επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου, θα πρέπει στην πλειοψηφία τους να είναι ανεξάρτητα μη εκτελεστικά.

(β) Εφόσον η Επιτροπή έχει οριστεί από τη Γενική Συνέλευση ως Ανεξάρτητη, θα πρέπει να τεκμηριώνεται η ανεξαρτησία των τρίτων προσώπων.

(γ) Εφόσον η Επιτροπή έχει οριστεί από τη Γενική Συνέλευση ως Ανεξάρτητη-μικτή, θα πρέπει να τεκμηριώνεται η ανεξαρτησία των τρίτων προσώπων ενώ τα συμμετέχοντα σε αυτή μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου δύνανται να είναι μόνο μη εκτελεστικά και όχι ανεξάρτητα.

Ο δε Πρόεδρος της Επιτροπής Ελέγχου θα πρέπει εκ του νόμου να είναι πάντα ανεξάρτητος από την Εταιρεία.

Η ανεξαρτησία των μελών της Επιτροπής αξιολογείται λαμβανομένων υπόψη των απαιτήσεων του άρθρου 9 του Ν. 4706/2020, όπως εκάστοτε ισχύει.

Η θητεία των μελών της Επιτροπής Ελέγχου ορίζεται από τη Γενική Συνέλευση της Εταιρείας και είναι τουλάχιστον τριετής.

Τα μέλη της Επιτροπής θα πρέπει να κατέχουν την τεχνική επάρκεια και κατάρτιση για τη συμμετοχή τους στην Επιτροπή. Σε κάθε μέλος παρέχεται κατάλληλη ενημέρωση και εκπαίδευση, κατά το διορισμό του, αλλά και σε συνεχή βάση. Ένα (1) τουλάχιστον μέλος της Επιτροπής Ελέγχου, που είναι ανεξάρτητο, πρέπει να διαθέτει επαρκή γνώση και εμπειρία στην ελεγκτική ή λογιστική.

Σε περίπτωση παραίτησης, θανάτου ή απώλειας της ιδιότητας του μέλους της Επιτροπής Ελέγχου πριν την εκπνοή της θητείας αυτού, το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρίας δύναται:

(α) Εφόσον ο παραιτηθείς ή με άλλο τρόπο απωλέσας την ιδιότητα του μέλους της Επιτροπής είναι τρίτο πρόσωπο, να ορίσει τρίτο πρόσωπο, μη μέλος του, ως προσωρινό αντικαταστάτη αυτού. Η δε προσεχής, μετά τον ορισμό του προσωρινού αντικαταστάτη, Γενική Συνέλευση, κατά τη διακριτική της ευχέρεια και σε συμφωνία με το υφιστάμενο νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο, θα προβεί είτε στον ορισμό του ίδιου προσώπου ως μέλους της Επιτροπής Ελέγχου είτε στην εκλογή άλλου, για το χρονικό διάστημα έως τη λήξη της θητείας του παραιτηθέντος ή εκπεσόντος.

(β) Εφόσον ο παραιτηθείς ή με άλλο τρόπο απωλέσας την ιδιότητα του μέλους της Επιτροπής είναι μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου, να ορίσει έτερο μεταξύ των υφισταμένων μελών του, σε αντικατάσταση αυτού που εξέλιπε για το χρονικό διάστημα μέχρι τη λήξη της θητείας του, τηρουμένων, εφόσον συντρέχει περίπτωση, των παρ. 1 και 2 του άρθρου 82 του ν. 4548/2018 (Α` 104), το οποίο εφαρμόζεται αναλόγως.

4. Δικαιοδοσία

Στο πλαίσιο του σκοπού λειτουργίας του, το Διοικητικό Συμβούλιο εξουσιοδοτεί την Επιτροπή Ελέγχου ώστε:

• Να έχει πλήρη, ελεύθερη και απεριόριστη πρόσβαση σε όλες τις δραστηριότητες, τα αρχεία, τις υλικές εγκαταστάσεις και το προσωπικό της Εταιρείας.

• Να έχει πλήρη ελευθερία να επιθεωρήσει και να αξιολογήσει όλες τις πολιτικές, τις διαδικασίες, τους ελεγκτικούς μηχανισμούς και τις πρακτικές οποιασδήποτε δραστηριότητας της Εταιρείας, καθώς και κάθε πρόγραμμα ενεργειών ή λειτουργία που άπτεται του ελεγκτικού έργου.

• Να συνεργάζεται με άλλες Επιτροπές του Διοικητικού Συμβουλίου (εφόσον υπάρχουν).

• Να ζητεί κάθε είδους επαγγελματική συμβουλή ή γνώμη από εξωτερικό φορέα, εάν κρίνεται σκόπιμο, καθώς και να προσκαλεί εξωτερικούς φορείς σε συναντήσεις ή να αναθέτει ελέγχους σε αυτούς, όταν απαιτείται λόγω ειδικών συνθηκών.

Επιπλέον:

· Στα μέλη της Επιτροπής δύναται να ανατίθενται συγκεκριμένες αρμοδιότητες, καθήκοντα και περιοχές ευθύνης.

· Η Επιτροπή Ελέγχου έχει ευθύνη να επικοινωνεί ελεύθερα και ανοικτά με τους Εξωτερικούς και Εσωτερικούς Ελεγκτές, με το Διοικητικό Συμβούλιο, και τη Διοίκηση της Εταιρείας και να προάγει την επικοινωνία με τις αρμόδιες Εποπτικές Αρχές.

· H Επιτροπή μπορεί να συνεργάζεται με όλα τα στελέχη της εταιρείας, ανάλογα με τις ανάγκες για την επιτέλεση του έργου της. Η Επιτροπή αξιολογεί τις ανάγκες της και προσδιορίζει τους πόρους (resources) που χρειάζεται για να επιτελέσει το έργο της.

· Η Επιτροπή μπορεί να προσλαμβάνει εξωτερικούς συμβούλους για την υποβοήθηση του έργου της κατ’ αναλογία με τις διαδικασίες που έχει υιοθετήσει η Εταιρία αναφορικά με την ανάθεση υπηρεσιών σε τρίτους/εξωτερικούς συνεργάτες.

5. Πρόεδρος της Επιτροπής

Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ελέγχου πρέπει να αποτελεί ανεξάρτητο μέλος από την Εταιρεία. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής και ο Πρόεδρος του Δ.Σ. δεν μπορεί να είναι το ίδιο πρόσωπο. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ελέγχου πρέπει να έχει παρόμοια πρόσφατη εμπειρία σε επιτροπή ή προεδρεύουσα θέση.

Βασικές αρμοδιότητες του Προέδρου της Επιτροπής είναι να:

· Συγκαλεί τις συνεδριάσεις της Επιτροπής και να ορίζει την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης και τη λίστα των προσώπων που προσκαλούνται στη συνεδρίαση εκτός από τα Μέλη της Επιτροπής. Τα μέλη της Επιτροπής μπορούν να ζητήσουν από τον Πρόεδρο να συγκαλέσει έκτακτη συνεδρίαση για συγκεκριμένα θέματα.

· Διευθύνει τις συνεδριάσεις της Επιτροπής και να συντονίζει τις εργασίες της, σύμφωνα με τον Κανονισμό Λειτουργίας της Επιτροπής και τις αποφάσεις του Διοικητικού Συμβουλίου της εταιρείας.

· Ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο, ως αντιπρόσωπος της Επιτροπής, για τους ετήσιους στόχους της, και σε τακτική βάση για την πορεία των εργασιών της.

· Προΐσταται και να συντονίζει τη διαδικασία αυτοαξιολόγησης της Επιτροπής.

Σε περίπτωση απουσίας του Προέδρου, για τη σύγκληση και διεξαγωγή της συνεδρίασης προσωρινά προεδρεύει της Επιτροπής το αρχαιότερο εκ των παρόντων μελών.

6. Αυτοαξιολόγηση

Η Επιτροπή αξιολογεί ετησίως την απόδοσή της, βάσει του καταστατικού της. Έπειτα, υποβάλλει στο Διοικητικό Συμβούλιο προτάσεις που αφορούν τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών της.

7. Αρμοδιότητες Επιτροπής

I. Εποπτεία Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου (ΜΕΕ)

Η υπηρεσία/λειτουργία Εσωτερικού Ελέγχου έχει ανατεθεί εξωτερικά στη μητρική εταιρία του ομίλου Credit Agricole Assurances. Η ΜΕΕ του Ομίλου (Group Credit Agricole Assurances Internal Audit –«DAA») έχει συσταθεί και λειτουργεί σύμφωνα με το άρθρο 17 του γαλλικού υπουργικού διατάγματος της 3ης Νοεμβρίου 2014 καθώς και σύμφωνα με τα οδηγίες, που έχουν εκδοθεί από τον τομέα «Audit-Inspection» του Ομίλου Crédit Agricole. Έτι περαιτέρω οι δραστηριότητες της DAΑ διεξάγονται σύμφωνα με τα βέλτιστα διεθνή πρότυπα εσωτερικού ελέγχου, που εκδίδονται από το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών, σε συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της οδηγίας (EK) 2009/138/EC (Solvency II), όπως εκάστοτε ισχύει, καθώς και από τις εκάστοτε ισχύουσες κατευθυντήριες γραμμές της EIOPA αναφορικά με το σύστημα διακυβέρνησης των ασφαλιστικών επιχειρήσεων. Στο πλαίσιο τούτο οι αποφάσεις για τους πόρους, τη δομή της DAA, τις πολιτικές και διαδικασίες που εφαρμόζει η DAA για την άσκηση του εσωτερικού ελέγχου, τη στελέχωση της DAA και τις αμοιβές των στελεχών της, λαμβάνονται σε επίπεδο ομίλου, υπόκειται δε σε έλεγχο και έγκριση από τις σχετικές αρμόδιες επιτροπές του Ομίλου.

Δεδομένων των ως άνω η Επιτροπή Ελέγχου έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

• Αξιολογεί τη διαδικασία σύνταξης του Προγράμματος Ελέγχων, δίνοντας έμφαση στην διαδικασία αξιολόγησης κινδύνων, προτεραιοποίησης ελέγχων και συντονισμού με τον Εξωτερικό Έλεγχο.

• Αξιολογεί και εγκρίνει το Πρόγραμμα Ελέγχων, προκειμένου να εξασφαλίσει την αποδοτικότητά του, παρακολουθεί την τήρησή του και εγκρίνει τυχόν αλλαγές.

• Εξετάζει και αξιολογεί τις εκθέσεις ελέγχου, τις οποίες πρέπει να διασφαλίζει ότι παραλαμβάνει περιοδικά, καθώς και τις απαντήσεις και τα χρονοδιαγράμματα υλοποίησης των προτεινόμενων διορθωτικών ενεργειών.

• Διασφαλίζει ότι τα ανώτατα στελέχη της Διοίκησης λαμβάνουν εγκαίρως τα απαραίτητα διορθωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με πολιτικές, νόμους και κανονισμούς και να μετριαστούν ή να αντιμετωπιστούν οι αδυναμίες ελέγχου και άλλα σημαντικά ζητήματα που εντοπίζονται από τη ΜΕΕ.

• Λαμβάνει και επισκοπεί τουλάχιστον ετήσιες αναφορές πεπραγμένων της ΜΕΕ, οι οποίες μπορούν ενδεικτικά να περιλαμβάνουν θέματα ελέγχων, αξιολόγησης κινδύνων, θέματα προγραμματισμού, πλάνου και θέματα στελέχωσης.

• Συνεδριάζει με τον επικεφαλής της ΜΕΕ, τουλάχιστον μία φορά ετησίως, χωρίς την παρουσία άλλων μελών της Διοίκησης, με σκοπό τη συζήτηση θεμάτων της αρμοδιότητάς του, καθώς και πιθανών ζητημάτων που προέκυψαν από τη διεξαγωγή εσωτερικών ελέγχων.

• Παρέχει άμεση ενημέρωση στα μέλη του Δ.Σ. και ειδικά για τυχόν σημαντικά θέματα.

II. Εποπτεία των Εξωτερικών Ελεγκτών

Η Επιτροπή Ελέγχου έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

• Διαμορφώνει τα κριτήρια επιλογής Εξωτερικών Ελεγκτών, θέματα τεχνικών προδιαγραφών, και αμοιβής και τα διαβιβάζει στην Επιτροπή Ελέγχου της μητρικής, Credit Agricole Assurances. H μητρική εταιρία διοργανώνει διαγωνιστική διαδικασία επιλογής, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Κανονισμού (ΕΕ) 537/2014, όπως εκάστοτε ισχύει, και των εσωτερικών διαδικασιών και πολιτικών της και κοινοποιεί τα αποτελέσματα αυτού στην Επιτροπή Ελέγχου. Επί τη βάση των κοινοποιούμενων αποτελεσμάτων της διαγωνιστικής διαδικασίας η Επιτροπή Ελέγχου υποβάλλει στο Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρίας, στο μέτρο που τούτο απαιτείται από τον Κανονισμό (ΕΕ) 537,2014, όπως εκάστοτε ισχύει, αιτιολογημένη σύσταση, η οποία περιέχει τουλάχιστον δύο εναλλακτικές επιλογές για τον διορισμό των εξωτερικών ελεγκτών, μέσω της οποίας η Επιτροπή εκφράζει δεόντως αιτιολογημένη προτίμηση για έναν εξ αυτών.

• Εξασφαλίζει τη διενέργεια διαγωνισμού για την επιλογή των Εξωτερικών Ελεγκτών σε περιοδικότητα που ορίζει ο νόμος.

• Εισηγείται στο Διοικητικό Συμβούλιο το περιεχόμενο της πρόσκλησης υποβολής προτάσεων για τον διορισμό των Εξωτερικών Ελεγκτών της Εταιρείας.

• Αφού εξετάσει τις υποβληθείσες υποψηφιότητες ως προς το τεχνικό και οικονομικό μέρος της προσφοράς τους και ως προς θέματα ανεξαρτησίας και σύγκρουσης συμφερόντων, υποβάλλει στο Διοικητικό Συμβούλιο πρόταση σχετικά με τον διορισμό, τον επαναδιορισμό και την ανάκληση των Εξωτερικών Ελεγκτών, καθώς και την έγκριση της αμοιβής και τους όρους πρόσληψής τους, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει και πρόταση συγκεκριμένου υποψηφίου. Η πρόταση της Επιτροπής Ελέγχου ως προς τον κατάλογο των υποψηφίων Εξωτερικών Ελεγκτών, εγκρίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας, το οποίο είναι αρμόδιο για την υποβολή σχετικής πρότασης στη Γενική Συνέλευση.

• Επισκοπεί τη σύμβαση ανάθεσης με τους επιλεγμένους Εξωτερικούς Ελεγκτές (engagement letter) πριν την υπογραφή της.

• Αξιολογεί σε ετήσια βάση το έργο των Εξωτερικών Ελεγκτών και διαβεβαιώνει το Διοικητικό Συμβούλιο ότι η εργασία τους, σε ό,τι αφορά στο εύρος και την ποιότητα, είναι ορθή και επαρκής.

• Ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο σχετικά με το αποτέλεσμα του εξωτερικού ελέγχου και αναλύει τη συνεισφορά του εξωτερικού ελέγχου στην ακεραιότητα της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, καθώς και το ρόλο της Επιτροπής Ελέγχου σε αυτή τη διαδικασία.

• Εξετάζει και παρακολουθεί την ανεξαρτησία των Εξωτερικών Ελεγκτών, την αντικειμενικότητα και αποτελεσματικότητα της ελεγκτικής διαδικασίας, λαμβάνοντας υπόψη τις σχετικές επαγγελματικές και κανονιστικές απαιτήσεις.

• Εγκρίνει την παροχή μη ελεγκτικών υπηρεσιών από τους Εξωτερικούς Ελεγκτές, αφού προηγουμένως αξιολογήσει πιθανές απειλές σχετικά με τους κινδύνους για την ανεξαρτησία τους και τις διασφαλίσεις που εφαρμόζονται για τον περιορισμό αυτών των κινδύνων σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία (Κανονισμός (ΕΕ) 537/2014 και ν. 4449/2017 που ενσωματώνει στο ελληνικό δίκαιο την Οδηγία 2014/56/ΕΕ) και λαμβάνει ετησίως από τους Εξωτερικούς Ελεγκτές επιστολή διαβεβαίωσης της ανεξαρτησίας τους.

• Συζητεί με τους Εξωτερικούς Ελεγκτές τυχόν ουσιώδεις ελεγκτικές διαφορές που προκύπτουν κατά τη διάρκεια του ελέγχου, ανεξάρτητα από το αν αυτές επιλύθηκαν.

• Συζητεί με τους Εξωτερικούς Ελεγκτές τυχόν αδυναμίες του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου που εντοπίστηκαν, ιδίως αυτές που αφορούν στις διαδικασίες της παροχής χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και σύνταξης οικονομικών καταστάσεων.

III. Παρακολούθηση Χρηματοοικονομικών Καταστάσεων

Η Επιτροπή Ελέγχου:

• Παρακολουθεί την εφαρμογή αποτελεσματικών διαδικασιών χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και υποβάλει προτάσεις και συστάσεις για τη διασφάλιση της ακεραιότητάς της.

• Παρακολουθεί τον εξωτερικό έλεγχο των ετησίων και την επισκόπηση των εξαμηνιαίων ενοποιημένων χρηματοοικονομικών καταστάσεων, καθώς και την απόδοση του ελέγχου αυτού.

• Υποστηρίζει το Διοικητικό Συμβούλιο, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι οικονομικές καταστάσεις της Εταιρείας είναι αξιόπιστες και σύμφωνες με τα λογιστικά πρότυπα, τις φορολογικές αρχές και την κείμενη νομοθεσία.

Συγκεκριμένα:

• Παρακολουθεί και αξιολογεί τη διαδικασία σύνταξης των οικονομικών καταστάσεων καθώς και οποιασδήποτε άλλης μορφής χρηματοοικονομικής πληροφόρησης.

• Επισκοπεί σημαντικά θέματα λογιστικής και χρηματοοικονομικής αναφοράς, με έμφαση σε θέματα κρίσης και στις μεθόδους αποτίμησης των στοιχείων ενεργητικού και παθητικού.

• Ενημερώνεται και παρακολουθεί τα νομικά και φορολογικά θέματα της Εταιρείας, τα οποία μπορεί να επηρεάσουν σημαντικά τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις.

• Επισκοπεί τις εξαμηνιαίες και ετήσιες οικονομικές καταστάσεις, και τις συνοδευτικές αναφορές, πριν από τη δημοσίευση τους και συζητά με τη Διοίκηση τα σημαντικά θέματα (ενδεικτικά: αλλαγές στις λογιστικές πολιτικές, εκτιμήσεις, σημαντικές διακυμάνσεις από τις προηγούμενες χρήσεις, μη λογιστικοποιημένες διαφορές).

• Επισκοπεί την επιστολή που ζητούν οι Εξωτερικοί Ελεγκτές από τη Διοίκηση (Representation Letter).

• Εισηγείται στο Διοικητικό Συμβούλιο την έγκριση των απαραίτητων περιοδικών οικονομικών καταστάσεων.

• Διασφαλίζει, για λογαριασμό του Διοικητικού Συμβουλίου, ότι δεν υπάρχουν σημαντικές διαφωνίες μεταξύ της Διοίκησης και των Εξωτερικών Ελεγκτών. Για τον σκοπό αυτό έχει συναντήσεις, με ή χωρίς την παρουσία της Διοίκησης, με τους Εξωτερικούς Ελεγκτές για να συζητήσει τα παραπάνω θέματα.

• Υποβάλλει στο Διοικητικό Συμβούλιο τις εκθέσεις των Εξωτερικών Ελεγκτών.

• Ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο σχετικά με ζητήματα για τα οποία οι Εξωτερικοί Ελεγκτές εκφράζουν έντονο προβληματισμό.

IV. Εποπτεία Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου (ΣΕΕ)

Η Επιτροπή Ελέγχου:

• Διαβεβαιώνει το Διοικητικό Συμβούλιο ότι υπάρχει επαρκής και συστηματική παρακολούθηση του ΣΕΕ (περιλαμβανομένης της κανονιστικής συμμόρφωσης και της ασφάλειας πληροφοριακών συστημάτων), διασφάλισης ποιότητας και διαχείρισης λειτουργικού κινδύνου, κυρίως όσον αφορά στη χρηματοοικονομική πληροφόρηση, καθώς και ότι η Εταιρεία συμμορφώνεται με τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς.

• Συμμετέχει στη διαδικασία παρακολούθησης της υλοποίησης των συστάσεων της ΜΕΕ για βελτιώσεις στους μηχανισμούς ελέγχου και στις διαδικασίες της Εταιρείας, προκειμένου να εξετάζονται η πορεία της υλοποίησης των συστάσεων και τυχόν προβλήματα που προκύπτουν στα σχετικά σχέδια δράσης.

• Υποστηρίζει το Διοικητικό Συμβούλιο ως προς την απόκτηση επαρκούς πληροφόρησης για τη λήψη αποφάσεων σε θέματα συναλλαγών μεταξύ συνδεδεμένων μερών και τυχόν συγκρούσεων συμφερόντων.

• Διασφαλίζει την ύπαρξη διαδικασιών σύμφωνα με τις οποίες το προσωπικό της Εταιρείας μπορεί, υπό εχεμύθεια, να εκφράσει τις ανησυχίες του για ενδεχόμενες παρανομίες και παρατυπίες σε θέματα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης ή για άλλα ζητήματα που άπτονται της λειτουργίας της Εταιρείας.

8. Συνεδριάσεις

I. Σύγκληση Συνεδρίασης και Συμμετέχοντες

H Επιτροπή συνεδριάζει όσο συχνά απαιτείται για την επιτέλεση των καταστατικών της αρμοδιοτήτων και τουλάχιστον δύο (2) φορές ετησίως. Οι συνεδριάσεις λαμβάνουν χώρα στα γραφεία της Εταιρίας ή σε οιοδήποτε άλλο τόπο στην Ελλάδα ή την αλλοδαπή εφ’ όσον συναινεί προς τούτο το σύνολο των μελών της Επιτροπής.

Η συνεδρίαση μπορεί να διεξαχθεί και με τηλεδιάσκεψη ως προς όλα ορισμένα από τα μέλη της.

Το αργότερο στην αρχή κάθε ημερολογιακού έτους η Επιτροπή προετοιμάζει ενδεικτικό ετήσιο ημερολόγιο-πρόγραμμα συνεδριάσεων.

Ο Πρόεδρος της Επιτροπής μπορεί να προσκαλέσει στη συνεδρίαση, ή σε μέρος της, μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου ή στελέχη της Εταιρείας, εξωτερικούς συμβούλους της Επιτροπής.

II. Προθεσμία αποστολής Πρόσκλησης και Υλικού

Η ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων προετοιμάζεται από τον Πρόεδρο και κοινοποιείται από τον Πρόεδρο ή τον τυχόν Γραμματέα, το αργότερο τρεις (3) εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση, μαζί με το κατάλληλο ενημερωτικό υλικό. Η πρόσκληση του Προέδρου της Επιτροπής θα πρέπει υποχρεωτικά να περιλαμβάνει ή να συνοδεύεται από τις τεχνικές πληροφορίες και οδηγίες προς τα μέλη της Επιτροπής, προκειμένου να καθίσταται εφικτή η συμμετοχή οιουδήποτε το επιθυμεί στη συνεδρίαση μέσω τηλεδιάσκεψης.

Κάθε μέλος της Επιτροπής δικαιούται να ζητήσει εγγράφως από τον Πρόεδρο της Επιτροπής τη σύγκληση της Επιτροπής, προκειμένου να συζητηθούν συγκεκριμένα θέματα. Το δικαίωμα τούτο παρέχεται και στον επικεφαλής της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου της Εταιρίας καθώς και στους Εξωτερικούς Ελεγκτές.

III. Απαρτία

Τα μέλη της Επιτροπής μπορούν να λαμβάνουν μέρος στις συνεδριάσεις αυτοπροσώπως ή δια αντιπροσώπου, χορηγώντας εξουσιοδότηση αποκλειστικά σε κάποιο από τα άλλα μέλη της Επιτροπής. Σε καμία περίπτωση δεν μπορεί ένα (1) μέλος της Επιτροπής να αντιπροσωπεύει περισσότερα από ένα (1) Μέλη.

Για την ύπαρξη απαρτίας στις συνεδριάσεις της Επιτροπής απαιτείται η παρουσία ή εκπροσώπηση τριών (3) μελών της Επιτροπής. Ωστόσο το ανεξάρτητο μέλος της Επιτροπής, με επαρκή γνώση και εμπειρία σε θέματα ελέγχου ή λογιστικής, απαιτείται να παρίσταται στις συνεδριάσεις της Επιτροπής, οι οποίες αφορούν στην έγκριση των οικονομικών καταστάσεων.

IV. Λήψη απόφασης

Οι αποφάσεις της Επιτροπής λαμβάνονται κατά πλειοψηφία των μελών που παρευρίσκονται ή εκπροσωπούνται. Σε περίπτωση ισοψηφίας η ψήφος του Προέδρου είναι καθοριστική (αν η Επιτροπή συγκροτείται από παραπάνω από τρία (3) μέλη). Το Διοικητικό Συμβούλιο πρέπει να ενημερώνεται όταν οι αποφάσεις της Επιτροπής δεν είναι ομόφωνες.

V. Πρακτικά - Έγκριση Πρακτικών – Γραμματέας Επιτροπής

Οι συζητήσεις και αποφάσεις της Επιτροπής καταχωρίζονται σε αρχείο πρακτικών, το οποίο μπορεί να τηρείται και ηλεκτρονικά. Τα πρακτικά πρέπει να καταγράφουν τις ληφθείσες αποφάσεις, τους παρευρισκόμενους, τις συμφωνηθείσες ενέργειες και τους υπεύθυνους υλοποίησης. Σε περιπτώσεις αποφάσεων που έχουν ληφθεί κατά πλειοψηφία, πρέπει να καταγράφεται η γνώμη της μειοψηφίας στα πρακτικά.

Η Επιτροπή εγκρίνει τα πρακτικά κάθε συνεδρίασης το αργότερο μέχρι την επόμενη συνεδρίαση δια περιφοράς και αυτά στη συνέχεια υπογράφονται από τα παραστάντα Μέλη της Επιτροπής (χειρόγραφα ή με ηλεκτρονική υπογραφή). Σε περίπτωση άρνησης υπογραφής από κάποιο μέλος γίνεται σχετική μνεία στα πρακτικά. Οι υπογραφές των μελών ή των αντιπροσώπων τους μπορούν να αντικατασταθούν από ηλεκτρονικά μηνύματα, που ανταλλάσσονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η Επιτροπή Ελέγχου δύναται να ορίσει τον Γραμματέα της, που έχει την ευθύνη της καταγραφής των πρακτικών των συνεδριάσεων. Τα πρακτικά της Επιτροπής καθώς και κάθε σχετική αλληλογραφία της Επιτροπής αρχειοθετούνται υπό την ευθύνη του Γραμματέα ή του Προέδρου, εφόσον δεν έχει οριστεί Γραμματέας.

Αντίγραφα των πρακτικών επικυρώνονται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής.

VI. Συναντήσεις Προετοιμασίας

Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ελέγχου μπορεί να συγκαλεί, πριν από κάθε συνεδρίαση, συνάντηση προετοιμασίας με τον Εσωτερικό Ελεγκτή, τον Οικονομικό Διευθυντή ή/και τον Εξωτερικό Ελεγκτή. Τα υπόλοιπα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου έχουν το δικαίωμα να παρευρεθούν, εφόσον το επιθυμούν.

9. Ενημέρωση Διοικητικού Συμβουλίου

Η Επιτροπή Ελέγχου:

• Ενημερώνει το ΔΣ δια του Προέδρου της για την πορεία των εργασιών της.

• Κοινοποιεί στο ΔΣ τις ημερήσιες διατάξεις και το υποστηρικτικό υλικό και τα Πρακτικά των συνεδριάσεων. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων κοινοποιούνται στο ΔΣ σε εύλογο χρονικό διάστημα.

• Κοινοποιεί στο ΔΣ τα αποτελέσματα της ετήσιας αυτό- αξιολόγησης της Επιτροπής.

• Υποβάλλει ετησίως έκθεση πεπραγμένων της Επιτροπής στο ΔΣ.

10. Υποχρεώσεις των μελών της Επιτροπής Ελέγχου σε σχέση με τη διασφάλιση της ορθής λειτουργίας της Επιτροπής.

Έκαστο μέλος της Επιτροπής υποχρεούται να κοινοποιήσει πάραυτα και εγγράφως (συμπεριλαμβανομένης και της αποστολής μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) στον Πρόεδρο της Επιτροπής οιοδήποτε γεγονός ή σχέση του είναι δυνατόν να επηρεάσει ή θεωρείται, ότι επηρεάζει την ανεξαρτησία και την αμεροληψία του. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής ενημερώνει για το γεγονός αυτό αμέσως τον Διευθύνοντα Σύμβουλο της Εταιρίας.

Τα μέλη της Επιτροπής επιδεικνύουν τη δέουσα επιμέλεια και την απαιτούμενη εχεμύθεια κατά τη χρήση των πληροφοριών που περιέρχονται σε γνώση τους στο πλαίσιο της παροχής των υπηρεσιών τους.

Τα μέλη της Επιτροπής συμμορφώνονται με την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία, το καταστατικό και τις διατάξεις του Κανονισμού Συμπεριφοράς της Εταιρίας, όπως αυτές περιλαμβάνονται στον Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας της.

Τα μέλη της Επιτροπής αμείβονται ανάλογα με την πολυπλοκότητα-ευρύτητα του έργου τους, το χρόνο απασχόλησης που απαιτείται, το βαθμό της ευθύνης τους και, εφόσον συντρέχει περίπτωση, το επίπεδο των αμοιβών των λοιπών μελών του Διοικητικού Συμβουλίου, για όσα μέλη της Επιτροπής είναι ταυτόχρονα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου.

Κανονισμός Λειτουργίας Επιτροπής Ελέγχουτης Εταιρείας «Crédit Agricole Life Μονοπρόσωπης Α.Α.Ε.Ζ.»

Κανονισμός Λειτουργίας Επιτροπής Ελέγχου
της Εταιρείας «Crédit Agricole Life Μονοπρόσωπης Α.Α.Ε.Ζ.»